I Morsø Kommune har man en klar holdning til den kvalitetsstyring, der er blevet et lovkrav for Natur- og Miljø-forvaltninger. "Et kvalitetsstyringssystem skal ikke være en ekstra byrde – vi skal have glæde af det. Derfor skal det være et værktøj, der letter sagsbehandlingen", forklarer Lone Holtegaard, der er systemansvarlig i Morsø Kommune.

Ét vidensystem

"Vi havde egentlig tænkt os, at vi skulle have et helt andet system", fortæller Lone Holtegaard om baggrunden for, at valget faldt på Schultz Informations løsning. "Men da vi fik præsenteret LovGuide Miljø og LovGuide Plan og Natur, kunne vi se, at de indeholdt nogle fagligt gennemarbejdede vejledninger, der dækker mange sagstyper, og som ville være et godt fundament for et kvalitetsstyringssystem. Desuden indeholder lovguiderne også links til relevante tidligere domme og afgørelser, hvilket også er med til at øge både kvalitet og effektivitet i sagsbehandlingen".

I Morsø Kommune har man derfor nu ét samlet vidensystem, som indeholder både det opdaterede lovgrundlag, vejledninger til sagsbehandlingen fra Schultz Informations fagkonsulenter og kommunens egne kvalitetsstyringsprocedurer.

Kun de overordnede procedurer

Fordi LovGuide Miljø og LovGuide Plan og Natur rummer praktiske og konkrete vejledninger til sagsbehandingen, har Morsø Kommune kunnet fokusere på kun at beskrive de overordnede procedurer i kvalitetsstyringssystemet. Fra hver procedure linkes så til de relevante lovtekster og faglige vejledninger, der fungerer som hjælpedokumenter. Og uanset hvilket kvalitetsstyringssystem en kommune vælger, vil der altid være mulighed for at forenkle arbejdet ved at linke til både opdateret lovtekst og de faglige vejledninger fra Schultz Information.

Enkel vedligeholdelse

Vedligeholdelsen af kvalitetsstyringssystemet er enkel, da lovgrundlaget og vejledningerne altid er opdateret. Kommunen får desuden automatisk besked, hvis der er ændringer til den lovgivning, som procedurerne henviser til, så man kan tage stilling til, om en procedure eventuelt skal opdateres.

Understøtter vores arbejdsgange

"Systemet er opbygget, så det understøtter vores arbejdsgange", fortæller Lone Holtegaard. Fra de enkelte procedurer er der fx links til relevante standardbreve. Der er også link til afvigelsesrapporter, så afvigelser er lette at indrapportere. Morsø Kommune har desuden fået udviklet en brugervenlig, visuel indgang til emnerne, så hvert team kan klikke direkte ind til de procedurer, der er relevante for deres arbejdsområder.

Motiverede medarbejdere

Det nye kvalitetsstyringssystem forenkler sagsbehandlingen i Morsø Kommune og øger samtidig kvaliteten af arbejdet. "Og så er vores medarbejdere motiverede for at holde kvalitetstyringssystemet opdateret, fordi de kan se værdien af systemet", slutter Lone Holtegaard.

Om Natur og Miljø i Morsø Kommune

Morsø Kommune har i forbindelse med strukturreformen fokuseret på at skabe en organisation med en flad struktur, hvor nogle af nøgleordene er god service, høj kvalitet og kort beslutningsgang. Natur og Miljø består af syv selvstyrende teams med i alt 21 medarbejdere, der alle refererer til samme servicechef. Som en del af den nye organisering er der på tværs i organisationen arbejdet aktivt med at udarbejde kodeks for blandt andet god ledelse og godt medarbejderskab. Dette arbejde danner grundlag for også at kunne skabe et godt kvalitetsstyringssystem.